Déclaration relative à l’utilisation des données pour l’exécution des commandes
Déclaration relative à l’utilisation des données pour l’exécution des commandes
1. Objet
La présente déclaration précise comment ebonizedandelegant utilise les données personnelles communiquées dans le cadre d’une commande de mobilier, de sa livraison, d’un retour, d’un remboursement ou d’une demande de service après-vente.
Les données sont traitées uniquement pour des finalités directement nécessaires à la relation avec le client, à l’exécution de la commande, à la sécurité des opérations et au respect des obligations de conservation qui s’imposent à l’activité. Elles ne sont pas réutilisées pour une finalité sans rapport avec ces opérations.
ebonizedandelegant agit comme responsable du traitement pour les opérations dont il détermine les finalités et les moyens. La boutique fonctionne sur l’infrastructure Shopify, qui peut traiter certaines données pour fournir les fonctions techniques nécessaires au commerce électronique.
2. Données nécessaires à une commande
Pour enregistrer et exécuter une commande, les informations susceptibles d’être traitées comprennent notamment :
- le nom et le prénom ;
- l’adresse de facturation ;
- l’adresse de livraison ;
- l’adresse e-mail ;
- le numéro de téléphone ;
- les références, quantités et caractéristiques des produits commandés ;
- le montant de la commande, les taxes et les frais de livraison ;
- le statut du paiement ;
- le numéro de commande et les références de colis ;
- les échanges nécessaires au traitement de la commande.
Ces informations sont demandées dans la mesure où elles sont nécessaires pour identifier le client, préparer la commande, organiser le paiement, expédier les meubles, assurer le suivi du transport et traiter les demandes liées à l’achat.
Les données bancaires nécessaires à la transaction sont traitées selon le moyen de paiement et le prestataire sélectionnés lors de la commande. ebonizedandelegant ne demande pas au client de transmettre par e-mail ou téléphone l’intégralité de ses données de carte bancaire, ses mots de passe ou ses codes confidentiels.
3. Préparation et exécution de la commande
Les données de commande sont utilisées pour vérifier les informations nécessaires à l’achat, confirmer la transaction, préparer les produits et assurer le suivi de l’expédition.
Les commandes confirmées sont généralement préparées et expédiées sous 1 à 3 jours ouvrés. Les informations de contact peuvent être utilisées pendant cette période lorsqu’une précision est indispensable à la préparation, à l’adresse de livraison ou à l’identification de la commande.
Les données ne sont pas collectées « au cas où » elles pourraient devenir utiles. Lorsqu’une information n’est pas nécessaire à la commande ou à son suivi, elle ne doit pas être exigée pour finaliser l’achat.
4. Données utilisées pour la livraison
La livraison de lits avec rangement, lits rembourrés, cadres de lit en bois et autres meubles volumineux nécessite la transmission de certaines informations au transporteur chargé du colis.
Selon l’expédition, USPS, DHL Express, UPS ou FedEx peut recevoir les données strictement nécessaires à l’acheminement, notamment le nom du destinataire, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse e-mail lorsque celle-ci est utile au suivi, ainsi que les références de colis.
Ces informations servent à transporter le meuble, fournir le suivi disponible, organiser une remise lorsque les caractéristiques du colis l’exigent et établir la livraison. Elles ne sont transmises que dans la mesure nécessaire à la prestation concernée.
La livraison intervient généralement sous 5 à 8 jours ouvrés après expédition. Lorsqu’un colis est retardé, perdu ou fait l’objet d’un incident, les références de commande, de suivi et de livraison peuvent être utilisées pour ouvrir et suivre une recherche auprès du transporteur.
5. Retours, dommages et service après-vente
Lorsqu’un client signale un dommage de transport, une pièce manquante, un problème de montage, un défaut ou une difficulté concernant un meuble, ebonizedandelegant peut traiter les informations nécessaires à l’examen du dossier.
Il peut s’agir du numéro de commande, de la référence du produit, d’une description factuelle du problème et, lorsque cela est utile, de photographies du colis, de l’étiquette de transport, d’une pièce ou d’une zone endommagée.
Ces photographies et documents sont utilisés pour identifier la situation, distinguer un dommage de transport d’un problème de produit ou d’utilisation et déterminer la solution applicable. Ils ne doivent pas contenir d’informations personnelles sans rapport avec la demande.
La boutique accepte les demandes de retour sans motif pendant 30 jours calendaires. Pour organiser le retour d’un meuble volumineux, les coordonnées du client, l’adresse d’enlèvement, les références de commande et les informations nécessaires au transport peuvent être utilisées afin de préparer la reprise des colis.
6. Remboursements
Lorsqu’un remboursement doit être effectué, les données de commande et de paiement nécessaires sont utilisées pour identifier la transaction et restituer les sommes concernées par le moyen de paiement applicable.
Après émission du remboursement, son apparition sur le compte intervient habituellement sous 5 à 7 jours ouvrés selon le moyen de paiement et l’établissement concerné.
Aucune donnée supplémentaire sans lien avec le remboursement ne doit être demandée. Lorsque le remboursement peut être réalisé au moyen des informations déjà associées à la transaction, le client n’a pas à transmettre de nouvelles données bancaires par e-mail.
7. Accès limité et prestataires
L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui doivent les utiliser pour exécuter une tâche déterminée liée à la commande, au fonctionnement technique de la boutique, au paiement, à la livraison, au retour, au remboursement, à la sécurité ou au service après-vente.
Shopify peut traiter les données nécessaires à l’hébergement et au fonctionnement technique de la boutique. Le prestataire de paiement sélectionné lors de la transaction traite les informations nécessaires à la réalisation et à la sécurisation du paiement. Les transporteurs reçoivent uniquement les informations nécessaires à la livraison ou à la reprise du meuble.
Lorsqu’un prestataire traite des données pour le compte d’ebonizedandelegant, son accès doit rester limité à la mission qui lui est confiée. Les données des clients ne sont pas vendues ni cédées comme fichier de clientèle.
8. Transferts internationaux
En raison de l’implantation d’ebonizedandelegant et de l’utilisation de prestataires internationaux, certaines données nécessaires à l’exécution d’une commande peuvent être traitées ou accessibles en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsqu’un transfert est soumis aux exigences européennes de protection des données, il doit être encadré par un mécanisme assurant un niveau de protection approprié. La quantité de données transférée doit rester limitée à ce qui est nécessaire à la fonction concernée.
Le recours à un prestataire situé dans un autre pays ne l’autorise pas à réutiliser librement les informations reçues pour des finalités étrangères à la prestation qui justifie leur transmission.
9. Durée de conservation
Les données opérationnelles d’une commande restent accessibles pendant la durée nécessaire à son traitement, à sa livraison, au retour éventuel, au remboursement et au service après-vente.
Une fois ces opérations terminées, les informations qui doivent encore être conservées pour des raisons comptables, fiscales, contractuelles ou probatoires sont placées dans un cadre de conservation adapté à cette finalité et ne restent pas utilisées comme données opérationnelles courantes.
Les factures et pièces comptables sont conservées pendant dix ans. Lorsqu’une conservation complémentaire n’est plus nécessaire, les données concernées sont supprimées ou rendues anonymes.
Les photographies et documents transmis pour un incident de transport, un retour ou un défaut sont conservés pendant le temps nécessaire au traitement du dossier puis, lorsqu’une conservation probatoire reste nécessaire, avec un accès limité à cette finalité.
10. Sécurité des informations
Des mesures techniques et organisationnelles sont appliquées afin de réduire les risques d’accès non autorisé, de perte, d’altération ou de divulgation des données.
L’accès administratif doit être limité aux personnes qui en ont besoin pour leur mission. Les transmissions nécessaires au fonctionnement du site et des transactions doivent être protégées par des moyens techniques appropriés. Les informations sensibles ne doivent pas être communiquées par des canaux non adaptés lorsqu’elles ne sont pas nécessaires.
Un incident affectant des données personnelles fait l’objet d’une évaluation afin d’identifier les informations concernées, les personnes potentiellement affectées et les mesures nécessaires pour limiter ses conséquences.
11. Droits du client
Le client peut demander l’accès aux données personnelles détenues à son sujet et leur rectification lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes. Il peut également demander, dans les conditions applicables, leur effacement, la limitation de leur traitement ou la portabilité des données qu’il a fournies.
Une demande d’effacement ne peut pas entraîner la suppression immédiate d’informations qui restent nécessaires à l’exécution d’une commande, au traitement d’un retour ou d’un remboursement, à la gestion d’un litige ou à une obligation de conservation.
Lorsqu’un traitement repose sur une autre justification que l’exécution de la commande ou une obligation applicable, le client peut exercer les droits correspondant à cette situation.
Les demandes peuvent être adressées à primaryservice@ebonizedandelegant.com. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, seules les informations supplémentaires nécessaires à sa vérification peuvent être demandées. Une réponse est apportée dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception d’une demande complète.
Le client peut également saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) s’il estime que le traitement de ses données ou l’exercice de ses droits n’a pas été traité de manière satisfaisante.
12. Principe de limitation d’utilisation
Les données fournies pour acheter un meuble, recevoir une livraison, demander un retour, obtenir un remboursement ou résoudre un problème de service après-vente restent affectées à ces finalités et aux opérations directement nécessaires à leur exécution.
Une donnée collectée pour livrer un lit ne doit pas être détournée vers une finalité sans rapport avec la livraison. Une photographie transmise pour constater une pièce endommagée ne doit pas être utilisée pour un autre objectif incompatible. Une coordonnée communiquée pour traiter une commande ne doit pas être transformée en fichier destiné à une utilisation étrangère à la relation correspondante.
Cette limitation s’applique également aux prestataires auxquels des données sont transmises pour exécuter une partie déterminée de la commande.
13. Contact
Pour toute question relative à l’utilisation des données dans le cadre d’une commande, d’une livraison, d’un retour, d’un remboursement ou du service après-vente :
E-mail : primaryservice@ebonizedandelegant.com
Téléphone : +1 904 236 6026
Adresse : 5305 MARIESA AVE APT 55305, WEST PALM BEACH, FL 33417
Service client : du lundi au vendredi, de 8 h 00 à 17 h 00. Le service client n’est pas disponible le week-end ni les jours fériés.